Главная » Ваш юрист » Оптимальная структура организации претензионной работы

Оптимальная структура организации претензионной работы

Оптимальная структура организации претензионной работы

Организация претензионной работы — это одна из важнейших составляющих успеха хозяйственной деятельности компании. От нее зависит сокращение убытков и степени рисков, возникающих вследствие неисполнения обязательств контрагентами. В предложенном далее материале мы дадим рекомендации по оптимизации такой работы.

Сущность претензионно-исковой работы

Прежде чем переходить к разговору о структуре и организации претензионной работы предприятия, представляется правильным дать определение такой деятельности и обозначить лиц, ответственных за ее ведение.

Понятие претензионно-исковой работы

Претензионная и исковая работа — это совокупность мер, направленных на выдвижение организацией контрагентам законных требований, возникших в результате неисполнения (ненадлежащего выполнения) теми их обязательств.

В рамках такой работы производятся:Оптимальная структура организации претензионной работы

  • оценка рисков и убытков, возникших вследствие неисполнения обязательств партнерами;
  • сбор документации и доказательств неисполнения обязательств;
  • выяснение причин неисполнения обязательств;
  • составление документальной претензии и предъявление законных требований контрагенту;
  • анализ результатов предъявления претензии и оценка целесообразности судебной защиты интересов;
  • сбор документации для подачи иска в суд;
  • подача искового заявления;
  • представительство организации в суде и в ходе исполнительного производства.

Организация претензионной исковой работы

Такой вид деятельности требует от сотрудника некоторых навыков в области организации хозяйственной работы предприятия, и, главное, познаний в области права и экономики. По этой причине в большинстве организаций среднего бизнеса для ее ведения выделена штатная должность юриста или специалиста по претензионной работе либо сформированы целые юридические отделы, крупное же предприятие без них и представить трудно.

В зависимости от масштабов претензионной деятельности могут создаваться соответствующие отделы или штатные должности в каждом представительстве и филиале за пределами основной организации, например в сервисных центрах. Особенно это актуально для предприятий, продающих товары с длительным сроком гарантийного обслуживания. Такие организации могут открывать несколько обособленных подразделений для предоставления гарантийного сервиса своим клиентам. Наличие в каждом из них юриста позволяет в кратчайшие сроки и с максимальной эффективностью урегулировать споры с каждым покупателем.

Доверять претензионную работу сотрудникам, не имеющим специального образования и достаточных навыков, представляется неправильным, так как это несет риск увеличения убытков и нанесения серьезного вреда репутации компании.

Претензионная работа юриста — в чем она заключается (цели, задачи)

Основная цель работника юридического отдела — защита законных прав и интересов организации, для чего он решает целый ряд поставленных перед ним задач, среди которых:

  • снижение рисков и убытков, вызванных неисполнением обязательств контрагентом;
  • восстановление нарушенных имущественных и неимущественных прав и законных интересов организации-работодателя в максимально короткие сроки;
  • защита имени и деловой репутации организации;
  • разрешение хозяйственных споров на стадии досудебного урегулирования;
  • оптимизация договорной работы предприятия с целью снижения риска неисполнения обязательств контрагентами;
  • снижение риска неисполнения обязательств организацией-работодателем и минимизация неблагоприятных последствий таких нарушений;
  • повышение эффективности взаимодействия работников всех отделов организации, в том числе в ходе выяснения обстоятельств спорного дела и сбора доказательств нарушения контрагентом обязательств;
  • отслеживание законодательных изменений и своевременное реагирование на них в целях предупреждения предписаний со стороны контролирующих органов, претензий со стороны контрагентов и т. д.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия перед юристом могут быть поставлены и другие задачи и цели.

Должностные обязанности юриста по претензионной работе

Обязанности юриста по претензионной работе определяются заключенным с ним трудовым договором и подписанной должностной инструкцией. Содержание этих документов во многом зависит от рода деятельности организации-работодателя, однако можно выделить элементы, актуальные для всех компаний.

Так, должностные обязанности юриста по претензионной работе в большинстве случаев включают в себя:

  • подготовку необходимой документации на всех этапах урегулирования спора (претензий, исковых заявлений, ходатайств, жалоб и т. д.);
  • проверку документации, представленной контрагентом по спорным обязательствам;
  • анализ договоров, вызвавших спор;
  • реагирование на претензии, поступившие от контрагентов;
  • анализ и оценку законности и обоснованности претензионных требований контрагентов;
  • подготовку возражений на иски контрагентов;
  • взаимодействие с работниками других отделов по вопросам урегулирования споров;
  • представительство интересов работодателя во всех органах исполнительной и судебной власти;
  • консультирование руководства по правовым вопросам, в том числе в части урегулирования спорных отношений;
  • выдвижение практических рекомендаций по совершенствованию договорной работы на предприятии;
  • отслеживание, изучение и анализ изменений, вносимых в российское законодательство.

Претензионная работа и составление претензий

В соответствии с ч. 5 ст. 4 АПК РФ, претензионная работа — это обязательный этап урегулирования большинства гражданско-правовых споров, к которым в том числе относятся споры, вытекающие из договорных обязательств. Для обеспечения успешной исковой работы претензионная деятельность должна проводиться с точным соблюдением процессуальных норм.

Так, при предъявлении требований к контрагентам специалист должен:

  1. Тщательно разобраться в обстоятельствах спорного дела и собрать доказательства посягательства на законные права и интересы организации.
  2. Правильно составить саму претензию, в полной мере отразив основания для предъявления требований и факты, свидетельствующие о нарушении обязательств партнером.
  3. Обеспечить своевременную отправку претензии с уведомлением о вручении, что позволит зафиксировать факт не только отправки, но и ее получения. Несмотря на то что закон не содержит обязательного указания на отправку претензии письмом с описью вложения, именно такой вариант можно назвать оптимальным способом передачи документа, т. к. в таком случае у суда впоследствии не будет оснований обвинить истца в несоблюдении порядка досудебного урегулирования.

Закон не содержит указаний по содержанию претензии, однако при ее составлении необходимо соблюсти правила делового оборота, указав как минимум:

  • наименования и адреса отправителя и получателя претензии;
  • обстоятельства, на которых основаны требования;
  • доказательства посягательства на законные права и интересы организации;
  • статьи нормативных актов, на которых основаны требования;
  • перечень прилагаемых документов.

Претензия подписывается руководителем предприятия или уполномоченным лицом. Также форма претензии может быть прописана в договоре.

Реагирование на претензию

Общий срок реагирования на претензию — 30 дней (на основании ч. 5 ст. 4 АПК РФ), однако для отдельных видов споров сделаны исключения. Например, ч. 8 ст. 10 закона «Об основах туристской деятельности…» от 24.11.1996 № 132-ФЗ ограничивает срок реагирования на претензии по качеству туристического продукта 10 днями.

В течение этого времени работник претензионного отдела должен не только ознакомиться с полученными материалами, но и:

  • проверить наличие факта нарушения обязательств и выяснить причины их неисполнения;
  • проверить подлинность представленных документов;
  • оценить риски и целесообразность дальнейшей исковой работы;
  • проинформировать руководство и предложить дальнейший план разрешения спора;
  • составить ответ на претензию.

Крайне важно делать все перечисленное в отведенный законом срок, так как досудебной порядок считается соблюденным уже с момента отправки претензии должным образом. При этом отсутствие реагирования не лишает сторону, чьи права были нарушены, права на обращение в суд.

Исковая работа в организации, оформление исковых заявлений

Стоит сразу сказать, что по большей части исковая деятельность юристов организации урегулирована АПК, ГК и ГПК РФ. Как и претензионную работу, исковую можно разделить на 2 категории:

  • работу, проводимую по инициативе самой организации;
  • деятельность по защите интересов от исковых требований контрагентов.

По истечении 30-дневного срока досудебного урегулирования специалист по претензионной работе должен быть готов:

  1. Оценить перспективы искового производства, его целесообразность и возможные риски.
  2. Согласовать с руководством организации обращение в суд.
  3. Собрать все материалы, необходимые для доказывания в суде:
    • копии договоров,
    • подтверждения попыток досудебного урегулирования,
    • доказательства фактов нарушения обязательств контрагентом.
  4. Составить исковое заявление и направить его в суд.
  5. Представительствовать в суде, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Содержание искового заявления

Единого образца искового заявления закон не содержит, но ст. 131 ГПК РФ и ст. 125 АПК подробно перечисляют его обязательные элементы. Каждая организация вправе разработать собственный образец искового заявления, но при этом обязательно нужно учитывать требования этой статьи.

Так, в иске следует указывать:

  • наименование суда, в который он подается;
  • наименование и юридический адрес организации-истца, данные представителя (если интересы представляет сам юрист, то его личные данные и адрес), причем желательно указывать максимум контактной информации (номера телефонов, факсов, адреса электронной почты истца, его представителя и ответчика);
  • наименование и юридический адрес ответчика;
  • суть нарушения охраняемых законом прав и интересов истца;
  • доказательства нарушения законных прав и интересов истца;
  • основания, на которых истец выставляет свои требования;
  • непосредственно требования истца;
  • расчет сумм, подлежащих взысканию (цены иска);
  • сведения о попытке досудебного урегулирования (регистрационные данные, дата подачи претензии);
  • перечень прилагаемых документов.

Исковое заявление подписывается руководителем или иным лицом, уполномоченным на это. Для облегчения исковой работы можно указать такое лицо в соответствующем регламенте.

Автоматизация претензионно-исковой работы

Автоматизация любого вида хозяйственной деятельности — неизбежное веяние времени, которое коснулось и работы юристов. Речь идет не только о поисковых системах и базах нормативных актов, но и о программах, предназначенных для оптимизации и систематизации работы всего персонала предприятия, включая специалистов по претензионной работе. При этом стоит сразу отметить, что одним из условий успешной автоматизации претензионной работы является прием на работу квалифицированного ИТ-специалиста, т. к. в противном случае любая деятельность только усложняется.

Цели и преимущества автоматизации

Цели автоматизированной организации претензионной работы будут приблизительно теми же, что и в других сферах деятельности:

  • ускорение работы;
  • сокращение количества возможных ошибок;
  • упрощение взаимодействия сотрудников и подразделений между собой;
  • прозрачность ведения претензионной работы;
  • обеспечение систематизации и надлежащего хранения информации и документов;
  • облегчение доступа к материалам по результатам претензионной работы;
  • оптимизация работы по оценке рисков претензионной деятельности.

Автоматизация осуществляется путем внедрения в работу предприятия:

  • программного обеспечения (например, систем CRM, ERP, 1C);
  • электронных журналов учета хранения и выдачи документов;
  • электронных журналов учета претензий и т. д.

Эти ресурсы позволяют хранить всю информацию, касающуюся спорного договора, и при необходимости обеспечивают доступ к ней ограниченного круга лиц, защищая от нежелательных пользователей. Благодаря автоматизации повышается скорость взаимодействия в процессе претензионной работы, в том числе между работниками разных отделов и руководством, что заметно ускоряет принятие итоговых решений по претензиям контрагентов или по поводу выдвижения собственных требований организации.

Кроме того, появляется возможность в кратчайшие сроки установить лиц, ответственных за неточное или недостаточное внесение информации в журналы учета. Несомненным плюсом можно назвать и то, что появляется возможность хранения информации для использования ее в дальнейшем без привлечения для этого дополнительных работников и выделения специальных помещений.

На что ориентироваться при выборе средств автоматизации?

Внедрение любой инновации должно быть эффективным и отвечать интересам организации, приносить пользу и упрощать работу, не создавая новых сложностей. Именно поэтому при выборе программных средств автоматизации необходимо учитывать следующие показатели программ:

  1. Самодостаточность. Они не должны дублировать уже имеющиеся, требовать дополнительных временных и кадровых ресурсов.
  2. Эффективность. Они должны содержать информацию, которую можно использовать в работе, экономя при этом время сотрудников.
  3. Возможность удаленной работы. Претензионная работа может быть связана с работой вне головного офиса. Кроме того, работникам обособленных подразделений может требоваться информация о договорах головного предприятия или других филиалов. Именно потому возможность удаленной работы — это один из обязательных критериев при оценке полезности программы.
  4. Простота в обращении. Сложные интерфейсы, высокие требования к техническому обеспечению не лучшие показатели для рабочей программы. Юрист должен иметь возможность обучиться работе с новым инструментом в кратчайший срок, при этом не должно возникать необходимости в модернизации оборудования.
  5. Безопасность. Так как системы такого рода могут содержать важные сведения о работе предприятия, крайне важно ограничивать доступ к ним только определенным кругом лиц посредством предоставления каждому личного пароля. Это позволит отследить действия каждого сотрудника в ходе работы. Также крайне важна защита от взлома системы извне.
  6. Совместимость с другими. Чем проще перенести в новую программу сведения из уже имеющихся, тем лучше.

Однако даже при значительной степени автоматизации говорить об эффективной организации претензионно-исковой работы невозможно без участия высококвалифицированных профессионалов. Наличие в организации юристов и регламентирования такой работы соответствующими локальными нормативными актами в любом случае играет важную роль.

О admin

x

Check Also

Отпуск — что это такое? Определение отпуска

Отпуск – социально-правовая категория, определяющая конкретный временной промежуток освобождения от основной работы для личных целей, ...

Отозвать заявление на увольнение можно и по электронной почте

Отозвать заявление на увольнение можно и по электронной почте Суд может восстановить сотрудника, решившего уволиться, ...

Отозванные лицензии банков — актуальный список

Отозванные лицензии банков в 2017 и 2018 годах — актуальный список Отозванные лицензии банков в ...

Относить к обманутым дольщиков станет проще

Относить граждан к категории обманутых дольщиков станет проще Как считает депутат, применяемые сегодня критерии определения ...

Отменят ли северные надбавки по новому закону?

Отменят ли северные надбавки в 2017 году по новому закону? Северные надбавки отменят или нет? ...

Отменят ли в России «налог на болванки», и кто и как его сегодня платит?

Отменят ли в России «налог на болванки», и кто и как его сегодня платит? «Налог ...

Отменена ли поверка счетчиков воды?

Отменена ли поверка счетчиков воды? Поверка счетчиков воды отменена? Этим вопросом задаются многие домовладельцы и ...

Отмена роуминга в стране

Изменит ли тарифы сотовых компаний принудительная отмена роуминга внутри страны Каждый знает, что если приехать ...

Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя

Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя Отмена приказа об увольнении по инициативе работодателя происходит, ...

Отмена доверенности: какой порядок предусмотрен законом

Отмена доверенности: как отменить доверенность, пошаговая инструкция Порой репутация уполномоченного представителя резко ухудшается. Такие ситуации ...

Отличительные черты нового отчета в ПФР с

Отличительные черты нового отчета в ПФР с 2018 года Какие отчеты нужно сдавать в ПФ ...

Отличие обоснованного риска от крайней необходимости

Отличие обоснованного риска от крайней необходимости Суть крайней необходимости и правомерного риска Случаи крайней необходимости ...

Отличие независимой гарантии от банковской и других видов обеспечения

Отличие независимой гарантии от банковской и других видов обеспечения Поручительство и гарантия Поручительство и банковская ...

Отличие налога от сбора по законодательству РФ (виды)

Отличие налога от сбора по законодательству РФ (виды) Отличие налога от сбора закреплено на уровне ...

Отличие задатка от обеспечительного платежа

Отличие задатка от обеспечительного платежа Понятия задатка и обеспечительного платежа Виды обеспечения обязательств перечислены в ...

Открытие наследства по закону и по завещанию

Как происходит открытие наследства по закону и по завещанию Открытие наследства совершается после гибели гражданина ...

Открытие наследства — что это означает

Открытие наследства Первый этап процесса наследования — открытие наследства . Это юридическая процедура, с которой ...

Открытие АО — пошаговая инструкция

Открытие АО — пошаговая инструкция Создание акционерного общества: пошаговая инструкция (основные этапы) Общие вопросы создания ...

Открывать хостелы в квартирах разрешат с согласия соседей

Депутаты хотят разрешить открывать хостелы в квартирах с согласия жильцов Госдума планирует внести изменения в ...

Отключение электроэнергии за неуплату коммунальных услуг

Процесс отключения электроэнергии за неуплату коммунальных услуг Практика отключения электроэнергии за неуплат коммунальных услуг весьма ...

Отказ от прививок

Отказ от прививок — бланк заявления (от гриппа, в школе, в роддоме) 2017-2018 Отказ от ...

Рейтинг@Mail.ru